مقدمة:
تعتبر عملية الإهتمام بالوثائق والملفات والسجلات عنصرا أساسيا في العملية الإدارية برمتها ، نظر لما تضمه هذه الوثائق والملفات والسجلات من بيانات، معطيات و معلومات يحتاجها كل مسؤول مهما كانت مسؤوليته ودرجتها، عند مزاولة عمله أو عند إتخاذه للعديد من القرارات أو عند التخطيط للمستقبل ...وهناك العديد من الموظفين في العديد من الإدارات لا يعون ذلك ،فيكون هناك إهمال كلي او جزئي للوثائق والسجلات و الملفات وما يترتب عن ذلك من تبعات سيئة تؤثر على أداء الموظفين وتحد من تطور مستوى أدائهم.
الأهداف:
- إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة المكتبية
- تمكين المشاركين من اعداد المراسلات العامة والخاصه
- تمكين المشاركين من عمليه التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات
- تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه
- اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
- اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والمفات
- اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات
المحتويات:
• مفهوم واهمية اعداد المراسلات و حفظ الملفات و اعداد التقارير.
• انواع المحفوظات واهميتها وطرق ارشفتها ومراجعتها.
• الاساليب والطرق الحديثه في الاشفه وحفظ الوثائق والملفات
• مواصفة الايزو العالمية الخاصة بحفظ الوثائق و الملفات وارشفتها
• أنواع المراسلات و التقارير الرسمية و صفاتها.
• التخطيط لأعداد المراسلات وتقارير العمل. لماذا و كيف نخطط؟
• العبارات المناسبة في كتابة المراسلات و التقارير.
• طرق و أساليب حفظ الملفات و توثيقها.
• وسائل الأرشفة و حفظ السجلات و توثيقها.
• طرق التفاعل وزيادة الانتاجية في المكاتب.
• الاسس الخمس للعمل الجيد في ادارة اعمال الديوان والمكاتب والسكرتاريه.
• طرق التعامل مع السجلات و الوثائق الإلكترونية.
• طرق الاتصال و التعامل مع العملاء الإلكترونيين.
• التقنيات الكتابية و اعداد تقارير العمل
